Human Resources Information System (HRIS)
Halo readers, pada blog ini saya akan membahas tentang "Human Resources Information System (HRIS)". Pembahasan materi mengenai Konsep Dasar HRIS, Manfaat HRIS, Komponen HRIS, Fungsi / fitur HRIS, Model HRIS, dan Contoh Aplikasi HRIS. Semoga pembahasan pada blog ini dapat menambah wawasan dan ilmu untuk readers semua ya. Selamat membaca 😄
Human Resources Information System (HRIS)
 |
| https://technonguide.com/wp-content/uploads/2020/10/HRIS-Software...png |
Konsep Dasar HRIS
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau Human Resources Information System (HRIS)
merupakan metode yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk
mengumpulkan, menganalisis, dan melaporkan informasi tentang orang dan
pekerjaan. HRIS pada dasarnya adalah sistem database yang memberikan informasi
penting tentang karyawan di suatu organisasi atau perusahaan. HRIS disebut juga
sebagai program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana
manajemen sumber daya manusia di suatu organisasi atau perusahaan untuk
mendukung proses pengambilan keputusan (decision
support system) dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Konsep dasar
dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia diturunkan dari konsep Sistem
Informasi Manajemen (SIM). SIM didefinisikan sebagai pengumpulan, pemeliharaan,
dan pengambilan data yang sistematis untuk memberikan dukungan bagi operasi,
manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan analisis dalam suatu organisasi.
Berdasarkan
konsep di atas, maka konsep HRIS dapat didefinisikan sebagai proses sistematis
untuk mengumpulkan, menyimpan, memelihara, dan mengambil data yang dibutuhkan
oleh suatu organisasi atau perusahaan mengenai sumber daya manusianya dan
berbagai kegiatan lain yang sesuai dengan pengelolaannya.
Manfaat HRIS
Penggunaan Human
Resources Information System (HRIS) memberikan berbagai manfaat yang
menguntungkan terhadap organisasi atau perusahaan dikarenakan HRIS secara
terpusat menyimpan informasi karyawan dan berbagai data karyawan yang jika
diperlukan nantinya akan mudah untuk diakses dalam satu sistem. Berikut
beberapa manfaat lainnya dari HRIS, yaitu:
1. Record-keeping
HRIS merupakan sistem pencatatan yang dapat
mengetahui perubahan apa saja yang terkait dengan karyawan di dalam perusahaan,
sehingga HRIS dianggap sebagai satu-satunya sumber kebenaran dalam hal data
kepegawaian.
2. Compliance
Beberapa data yang dikumpulkan dan disimpan
sebagai alasan untuk kepatuhan. Hal ini termasuk untuk mengidentifikasi
karyawan jika terjadi pencurian, penipuan, atau perilaku buruk lainnya,
informasi kontak jika terjadi kecelakaan, dan informasi identifikasi warga
negara untuk kantor pajak. Semua informasi dan data penting tersebut dapat disimpan
dengan aman, serta terjamin dalam HRIS.
3. Efficiency
Semua informasi penting mengenai sumber daya
manusia di perusahaan dapat disimpan dalam satu tempat akan memberikan
keuntungan, seperti keakuratan data dan dapat menghemat waktu saat membutuhkan
informasi yang diperlukan.
4. HR Strategy
HRIS memungkinkan untuk melacak data yang
diperlukan untuk memajukan sumber daya manusia dan strategi bisnis. Saat
bergantung pada prioritas organisasi, data yang berbeda akan penting untuk
dilacak, sehingga HRIS akan sangat bermanfaat untuk menemukannya.
5. Self-Service HR
Kemampuan untuk menawarkan self-service (layanan mandiri) kepada
karyawan dan manajer akan memungkinkan karyawan untuk mengelola keperluannya
sendiri. Jika hal ini dilakukan dengan benar, maka HRIS dapat memberikan
pengalaman yang baik kepada karyawan.
Komponen HRIS
Terdapat
berbagai komponen dalam HRIS, yaitu sebagai berikut:
1. Database
Penawaran
inti dari HRIS adalah mencakup database untuk menyimpan informasi karyawan.
Semua data karyawan dapat dimasukkan ke dalam sistem yang dapat diakses dari
mana saja dan sepanjang waktu.
2. Time
and Labour Management
Aktifitas
seperti manajemen waktu dan tenaga kerja dapat membutuhkan waktu yang lama.
HRIS memungkinkan karyawan untuk memasukkan jam kerja mereka sendiri dan
manajer dapat segera memverifikasi permintaan cuti dan datanya akan langsung
dimasukkan ke daftar gaji. Manajemen waktu dan tenaga kerja juga akan
meningkatkan kemampuan bagian Human
Resources untuk melihat ketepatan waktu dan kehadiran.
3. Payroll
Function
Fungsi
penggajian termasuk komponen utama dalam HRIS. Bagian Human Resources akan dengan mudah mengunduh jam kerja karyawan dan
mengeluarkan cek atau setoran gaji kepada karyawan. Hal ini akan mengurangi
terjadinya risiko kesalahan dalam proses penggajian karyawan.
4. Employee
Interface
Memungkinkan
karyawan untuk memiliki akses pengguna yang terbatas. Pengguna karyawan dapat
mengakses bagian dari database mereka dan dapat memperbarui informasi pribadi
mereka, meninjau skala gaji, mengubah program tunjangan pensiun, memperbarui
informasi setoran langsung atau mengunduh dokumen pemilihan tunjangan.
5. Recruitment
and Retention
Recruitment
and Retention merupakan komponen terpenting dari HRIS.
Menemukan bakat baru, memperolehnya, membuatnya tetap terlibat, dan akhirnya
mampu mempertahankannya adalah tugas utama dari seorang Human Resources. HR harus memastikan bahwa karyawan tidak hanya
dapat melakukan pekerjaannya, tetapi juga diberikan pelatihan yang diperlukan,
serta menerima kompensasi dan keuntungan yang layak dari perusahaan.
Fungsi / Fitur HRIS
Human Resources Information System (HRIS) mempunyai fungsi atau fitur-fitur
sebagai berikut, yaitu:
1. Applicant
Tracking System (ATS)
Software ATS ini menangani
semua kebutuhan perekrutan perusahaan. ATS dapat melacak informasi dan resume kandidat, memungkinkan perekrut
untuk mencocokkan lowongan pekerjaan dengan kandidat yang sesuai dari kumpulan
lamaran perusahaan, dan membantu dalam memandu proses perekrutan.
2. Payroll
Penggajian mengotomatiskan proses pembayaran karyawan. Data
dan informasi kontrak mengenai karyawan baru akan dimasukkan ke dalam sistem
ini (terkadang juga digabungkan dengan data waktu dan kehadiran) dan pada akhir
bulan, perintah pembayaran gaji akan dibuat.
3. Benefits Administrration
Tunjangan karyawan merupakan aspek penting dari kompensasi
dan juga dikelola dalam sistem ini. Sistem yang lebih maju adalah dengan
menawarkan model layanan mandiri kepada karyawan untuk tunjangan karyawan.
Dalam hal ini, karyawan dapat memilih sendiri manfaat yang sesuai dengan kebutuhan
mereka.
4. Time and Attendance
Modul ini mengumpulkan data waktu dan kehadiran dari karyawan
di perusahaan. Hal ini sangat sesuai untuk pekerja shift dimana karyawan masuk dan keluar. Dengan menggunakan HRIS,
karyawan dapat melakukan check-in
dengan sidik jari atau kartu yang telah disikronkan dengan HRIS. Sehingga,
kedatangan dan kepulangan akan berjalan dengan tepat, serta masalah
keterlambatan karyawan dapat mudah terdeteksi.
5. Training
Pembelajaran dan pengembangan adalah elemen kunci dalam hal
manajemen karyawan. Modul ini memungkinkan bagian Human Resources untuk melacak kualifikasi, sertifikasi, dan
keterampilan karyawan, serta kursus yang tersedia untuk karyawan perusahaan.
Modul ini biasa disebut dengan Learning
Management System (LMS) dan biasanya mencakup e-learning untuk diikuti oleh karyawan.
6. Performance Management
Performance
management adalah bagian penting dalam mengelola karyawan. Peringkat
kinerja dibuat sekali atau beberapa kali dalam setahun oleh manajer langsung
atau rekan kerja karyawan.
7. Employee self-service
Organisasi atau perusahaan semakin fokus pada kebutuhaan
karyawan untuk mengelola data mereka sendiri. Permintaan seperti hari
libur/cuti dapat diminta oleh karyawan sendiri dan setelah disetujui, maka akan
segera disimpan ke dalam sistem.
8. Reporting & Analytics
Sistem modern memungkinkan pembuatan laporan SDM otomatis tentang berbaagai topik, seperti pergantian karyawan, ketidakhadiran, kinerja, dan lainnya. Analisis wawasan diperlukan untuk pengambilan keputusan yang lebih terinformasi.
Model HRIS
Model HRIS
dapat dilihat dari Input, Process dan Output. Berikut penjelasan mengenai
model HRIS.
Input HRIS terdiri atas 3 subsistem, yaitu:
1.
Sub Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi)
SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS,
sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail
keuangan maupun non keuangan.
2.
Sub Sistem Penelitian Sumber Daya Manusia
Memiliki fungsi untuk mengumpulkan data
melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi
Jabatan (Job Analysis and Evaluation),
Penelitian Keluhan (Grievance Studies).
3.
Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia
Berfungsi mengumpulkan data yang
berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang
meliputi:
- Intelijen Pemerintah : Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
- Intelijen Pemasok : Para pemasok akan menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.
- Intelijen Serikat Pekerja : Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
- Intelijen Masyarakat Global : Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional.
- Intelijen Masyarakat Keuangan : Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
- Intelijen Pesaing : Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, biasanya terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan akan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
Kemudian dari model subsistem input HRIS
dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan
tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai
perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.
Output HRIS terdiri atas 6 subsistem, yaitu:
1.
Subsistem Perencanaan Kerja
Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh
manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan
jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran
tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja, dan perencanaan tenaga
kerja itu sendiri.
2.
Subsistem Perekrutan
Merupakan informasi-informasi yang
dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi
ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawancara,
perekrutan dan analisis rekruitmen.
3.
Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Merupakan informasi informasi yang
dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi
informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja,
evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4.
Subsistem Tunjangan
Merupakan informasi tentang penggajian dan
kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan
bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
5.
Subsistem Benefit
Meliputi benefit yang diterima oleh
karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang
dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat
tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.
6.
Subsistem Pelapor Lingkungan
InformasiInformasi informasi ini berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.
Gambar Model HRIS:
Contoh Aplikasi HRIS
Berikut
merupakan contoh aplikasi dari Human
Resources Information System (HRIS):
1. Homebase
2. EddyHR
3.
OptimumHRIS
4. BambooHR
5. Namely
6. SAP
SuccessFactors
7. Gusto
8. Uzio
9. Zenefits
10. Optimum
HRIS
Semoga blog saya ini dapat bermanfaat dan memberi wawasan baru untuk readers yang membacanya. Saya juga berharap semoga readers semua dapat terus meraih cita-cita dan impian. Yakinlah bahwa semua yang kita jalankan dengan enjoy, semangat, dan usaha pasti akan membuahkan hasil yang luar biasa.
Tetap semangat dan ingat pilihan apa yang kalian putuskan hari ini akan menentukan masa depan kalian. See you in another blog!! 😄
Referensi:
https://iknow-subs.pelindo.co.id/uploads/167e7491b5417bab0a3e34a54f074541.pdf
https://www.analyticsinhr.com/blog/human-resources-information-system-hris/#Benefits
https://cio-wiki.org/wiki/Human_Resources_Information_System_(HRIS)
https://www.toolbox.com/hr/performance-management/articles/what-is-hris/#_003
https://www.peoplegoal.com/blog/hris-systems-list
Modul Pembelajaran “Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia Materi-10” oleh Shafira Adrizayani, ST., MMSI.
Komentar
Posting Komentar