Human Resources Information System (HRIS)

Halo readers, pada blog ini saya akan membahas tentang "Human Resources Information System (HRIS)". Pembahasan materi mengenai Konsep Dasar HRIS, Manfaat HRIS, Komponen HRIS, Fungsi / fitur HRIS, Model HRIS, dan Contoh Aplikasi HRIS. Semoga pembahasan pada blog ini dapat menambah wawasan dan ilmu untuk readers semua ya. Selamat membaca 😄

Human Resources Information System (HRIS)

https://technonguide.com/wp-content/uploads/2020/10/HRIS-Software...png

Konsep Dasar HRIS

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau Human Resources Information System (HRIS) merupakan metode yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengumpulkan, menganalisis, dan melaporkan informasi tentang orang dan pekerjaan. HRIS pada dasarnya adalah sistem database yang memberikan informasi penting tentang karyawan di suatu organisasi atau perusahaan. HRIS disebut juga sebagai program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen sumber daya manusia di suatu organisasi atau perusahaan untuk mendukung proses pengambilan keputusan (decision support system) dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

Konsep dasar dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia diturunkan dari konsep Sistem Informasi Manajemen (SIM). SIM didefinisikan sebagai pengumpulan, pemeliharaan, dan pengambilan data yang sistematis untuk memberikan dukungan bagi operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan analisis dalam suatu organisasi.

Berdasarkan konsep di atas, maka konsep HRIS dapat didefinisikan sebagai proses sistematis untuk mengumpulkan, menyimpan, memelihara, dan mengambil data yang dibutuhkan oleh suatu organisasi atau perusahaan mengenai sumber daya manusianya dan berbagai kegiatan lain yang sesuai dengan pengelolaannya.

 

Manfaat HRIS

Penggunaan Human Resources Information System (HRIS) memberikan berbagai manfaat yang menguntungkan terhadap organisasi atau perusahaan dikarenakan HRIS secara terpusat menyimpan informasi karyawan dan berbagai data karyawan yang jika diperlukan nantinya akan mudah untuk diakses dalam satu sistem. Berikut beberapa manfaat lainnya dari HRIS, yaitu:

1. Record-keeping

HRIS merupakan sistem pencatatan yang dapat mengetahui perubahan apa saja yang terkait dengan karyawan di dalam perusahaan, sehingga HRIS dianggap sebagai satu-satunya sumber kebenaran dalam hal data kepegawaian.

2. Compliance

Beberapa data yang dikumpulkan dan disimpan sebagai alasan untuk kepatuhan. Hal ini termasuk untuk mengidentifikasi karyawan jika terjadi pencurian, penipuan, atau perilaku buruk lainnya, informasi kontak jika terjadi kecelakaan, dan informasi identifikasi warga negara untuk kantor pajak. Semua informasi dan data penting tersebut dapat disimpan dengan aman, serta terjamin dalam HRIS.

3. Efficiency

Semua informasi penting mengenai sumber daya manusia di perusahaan dapat disimpan dalam satu tempat akan memberikan keuntungan, seperti keakuratan data dan dapat menghemat waktu saat membutuhkan informasi yang diperlukan.

4. HR Strategy

HRIS memungkinkan untuk melacak data yang diperlukan untuk memajukan sumber daya manusia dan strategi bisnis. Saat bergantung pada prioritas organisasi, data yang berbeda akan penting untuk dilacak, sehingga HRIS akan sangat bermanfaat untuk menemukannya.

5. Self-Service HR

Kemampuan untuk menawarkan self-service (layanan mandiri) kepada karyawan dan manajer akan memungkinkan karyawan untuk mengelola keperluannya sendiri. Jika hal ini dilakukan dengan benar, maka HRIS dapat memberikan pengalaman yang baik kepada karyawan.

 

Komponen HRIS

Terdapat berbagai komponen dalam HRIS, yaitu sebagai berikut:

1. Database

Penawaran inti dari HRIS adalah mencakup database untuk menyimpan informasi karyawan. Semua data karyawan dapat dimasukkan ke dalam sistem yang dapat diakses dari mana saja dan sepanjang waktu.

2. Time and Labour Management

Aktifitas seperti manajemen waktu dan tenaga kerja dapat membutuhkan waktu yang lama. HRIS memungkinkan karyawan untuk memasukkan jam kerja mereka sendiri dan manajer dapat segera memverifikasi permintaan cuti dan datanya akan langsung dimasukkan ke daftar gaji. Manajemen waktu dan tenaga kerja juga akan meningkatkan kemampuan bagian Human Resources untuk melihat ketepatan waktu dan kehadiran.

3. Payroll Function

Fungsi penggajian termasuk komponen utama dalam HRIS. Bagian Human Resources akan dengan mudah mengunduh jam kerja karyawan dan mengeluarkan cek atau setoran gaji kepada karyawan. Hal ini akan mengurangi terjadinya risiko kesalahan dalam proses penggajian karyawan.

4. Employee Interface

Memungkinkan karyawan untuk memiliki akses pengguna yang terbatas. Pengguna karyawan dapat mengakses bagian dari database mereka dan dapat memperbarui informasi pribadi mereka, meninjau skala gaji, mengubah program tunjangan pensiun, memperbarui informasi setoran langsung atau mengunduh dokumen pemilihan tunjangan.

5. Recruitment and Retention

Recruitment and Retention merupakan komponen terpenting dari HRIS. Menemukan bakat baru, memperolehnya, membuatnya tetap terlibat, dan akhirnya mampu mempertahankannya adalah tugas utama dari seorang Human Resources. HR harus memastikan bahwa karyawan tidak hanya dapat melakukan pekerjaannya, tetapi juga diberikan pelatihan yang diperlukan, serta menerima kompensasi dan keuntungan yang layak dari perusahaan.

 

Fungsi / Fitur HRIS

Human Resources Information System (HRIS) mempunyai fungsi atau fitur-fitur sebagai berikut, yaitu:

1. Applicant Tracking System (ATS)

Software ATS ini menangani semua kebutuhan perekrutan perusahaan. ATS dapat melacak informasi dan resume kandidat, memungkinkan perekrut untuk mencocokkan lowongan pekerjaan dengan kandidat yang sesuai dari kumpulan lamaran perusahaan, dan membantu dalam memandu proses perekrutan.

2. Payroll

Penggajian mengotomatiskan proses pembayaran karyawan. Data dan informasi kontrak mengenai karyawan baru akan dimasukkan ke dalam sistem ini (terkadang juga digabungkan dengan data waktu dan kehadiran) dan pada akhir bulan, perintah pembayaran gaji akan dibuat.

3. Benefits Administrration

Tunjangan karyawan merupakan aspek penting dari kompensasi dan juga dikelola dalam sistem ini. Sistem yang lebih maju adalah dengan menawarkan model layanan mandiri kepada karyawan untuk tunjangan karyawan. Dalam hal ini, karyawan dapat memilih sendiri manfaat yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

4. Time and Attendance

Modul ini mengumpulkan data waktu dan kehadiran dari karyawan di perusahaan. Hal ini sangat sesuai untuk pekerja shift dimana karyawan masuk dan keluar. Dengan menggunakan HRIS, karyawan dapat melakukan check-in dengan sidik jari atau kartu yang telah disikronkan dengan HRIS. Sehingga, kedatangan dan kepulangan akan berjalan dengan tepat, serta masalah keterlambatan karyawan dapat mudah terdeteksi.

5. Training

Pembelajaran dan pengembangan adalah elemen kunci dalam hal manajemen karyawan. Modul ini memungkinkan bagian Human Resources untuk melacak kualifikasi, sertifikasi, dan keterampilan karyawan, serta kursus yang tersedia untuk karyawan perusahaan. Modul ini biasa disebut dengan Learning Management System (LMS) dan biasanya mencakup e-learning untuk diikuti oleh karyawan.

6. Performance Management

Performance management adalah bagian penting dalam mengelola karyawan. Peringkat kinerja dibuat sekali atau beberapa kali dalam setahun oleh manajer langsung atau rekan kerja karyawan.

7. Employee self-service

Organisasi atau perusahaan semakin fokus pada kebutuhaan karyawan untuk mengelola data mereka sendiri. Permintaan seperti hari libur/cuti dapat diminta oleh karyawan sendiri dan setelah disetujui, maka akan segera disimpan ke dalam sistem.

8. Reporting & Analytics

Sistem modern memungkinkan pembuatan laporan SDM otomatis tentang berbaagai topik, seperti pergantian karyawan, ketidakhadiran, kinerja, dan lainnya. Analisis wawasan diperlukan untuk pengambilan keputusan yang lebih terinformasi.


Model HRIS

Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output. Berikut penjelasan mengenai model HRIS.

Input HRIS terdiri atas 3 subsistem, yaitu:

1. Sub Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi)

SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS, sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan.

2. Sub Sistem Penelitian Sumber Daya Manusia

Memiliki fungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).

3. Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia

Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi:

  • Intelijen Pemerintah : Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
  • Intelijen Pemasok : Para pemasok akan menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.
  • Intelijen Serikat Pekerja : Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
  •  Intelijen Masyarakat Global : Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional.
  • Intelijen Masyarakat Keuangan : Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
  • Intelijen Pesaing : Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, biasanya terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan akan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

 

Output HRIS terdiri atas 6 subsistem, yaitu:

1. Subsistem Perencanaan Kerja

Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja, dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

2. Subsistem Perekrutan

Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawancara, perekrutan dan analisis rekruitmen.

3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

Merupakan informasi informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.

4. Subsistem Tunjangan

Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

5. Subsistem Benefit

Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.

6. Subsistem Pelapor Lingkungan

InformasiInformasi informasi ini berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

Gambar Model HRIS:

  

Contoh Aplikasi HRIS

Berikut merupakan contoh aplikasi dari Human Resources Information System (HRIS):

1. Homebase

2. EddyHR

3. OptimumHRIS

4. BambooHR

5. Namely

6. SAP SuccessFactors

7. Gusto

8. Uzio

9. Zenefits

10. Optimum HRIS


Semoga blog saya ini dapat bermanfaat dan memberi wawasan baru untuk readers yang membacanya. Saya juga berharap semoga readers semua dapat terus meraih cita-cita dan impian. Yakinlah bahwa semua yang kita jalankan dengan enjoy, semangat, dan usaha pasti akan membuahkan hasil yang luar biasa.

Tetap semangat dan ingat pilihan apa yang kalian putuskan hari ini akan menentukan masa depan kalian. See you in another blog!! 😄

Referensi:

https://www.businessmanagementideas.com/human-resource-management-2/human-resource-information-system/20000

https://iknow-subs.pelindo.co.id/uploads/167e7491b5417bab0a3e34a54f074541.pdf

https://www.analyticsinhr.com/blog/human-resources-information-system-hris/#Benefits

https://cio-wiki.org/wiki/Human_Resources_Information_System_(HRIS)

https://www.toolbox.com/hr/performance-management/articles/what-is-hris/#_003

https://www.peoplegoal.com/blog/hris-systems-list

Modul Pembelajaran “Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-10” oleh Shafira Adrizayani, ST., MMSI.

 

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Analisis dan Perancangan Basis Data

Gambar
Halo  readers , blog ini akan membahas tentang "Analisis dan Perancangan Basis Data". Pembahasan materi mengenai Perancangan Basis Data,  Database System Development Life Cycle , Fase Perancangan Basis Data   dan Model Hubungan Antar Entitas. Semoga pembahasan pada blog ini dapat menambah wawasan dan ilmu untuk  readers  semua ya. Selamat membaca  😄 sumber: https://png.pngtree.com/thumb_back/fw800/background/20190222/ourmid/pngtree-laptop-color-brush-coffee-cartoon-background-on-wooden-table-tablelaptopcolorbrushcoffeecartoonbackground-image_60613.jpg Pengertian Perancangan Basis Data Perancangan basis data adalah suatu proses untuk menentukan isi dan pengaturan data yang dibutuhkan untuk mendukung berbagai rancangan sistem. Perancangan basis data akan mengorganisasikan data sesuai dengan model dari basis data, kemudian saat perancangan ditentukan data apa saja yang harus disimpan dan bagaimana bentuk dari elemen data yang saling berhubungan. Dengan...
Baca selengkapnya

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Gambar
Halo readers, pada blog ini saya akan membahas tentang "Sistem Informasi Manajemen  (SIM)" . Semoga pembahasan pada blog ini dapat menambah wawasan dan ilmu untuk readers semua ya. Selamat membaca  😄 https://blog.arfadia.com/content/images/2018/09/74-compressor.jpg Pengertian Manajemen Pengertian manajemen secara umum adalah seperangkat prinsip yang berkaitan dengan fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, dan pengambilan keputuan, serta penerapan prinsip-prinsip ini dalam memanfaatkan sumber daya fisik, keuangan, manusia, dan informasi secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi. Unsur – Unsur Manajemen Hal-hal yang menjadi bagian dari unsur-unsur dalam menajemen, yaitu: Sumber Daya Manusia (SDM) Keuangan Material atau bahan baku Mesin Metode Pasar Proses Manajemen Terdapat tingkatan kegiatan dalam manajemen dan fungsi-fungsi dari manajemen, berikut penjelasannya: Low Level Management (tingkatan paling bawah...
Baca selengkapnya